Como recursos para proteger essas informações, as empresas contam com ferramentas que podem ser utilizadas nos mais variados setores, desde a assinatura virtual em um contrato, até estruturas complexas capazes de evitar ataques de hackers.
À medida que a tecnologia avançou, as organizações passaram a ter rotinas cada vez mais virtuais e menos físicas. Por isso mesmo, precisaram investir para aumentar a segurança de dados, uma vez que muitas informações importantes de uma organização são geradas em arquivos digitais.
Como recursos para proteger essas informações, as empresas contam com ferramentas que podem ser utilizadas nos mais variados setores, desde a assinatura virtual em um contrato, até estruturas complexas capazes de evitar ataques de hackers. Conheça algumas das tecnologias empregadas para aumentar a segurança de dados.
Senha de acesso para documentos confidenciais
É bastante comum que as empresas salvem seus arquivos em uma pasta na nuvem, em que vários profissionais têm acesso aos documentos que ali são inseridos. Entretanto, nem todos os itens de uma pasta devem ser vistos por todas as pessoas. Basta pensar em uma carta de demissão elaborada pelo RH, que não pode ser visualizada pelo profissional em questão antes do comunicado oficial.
Para evitar que documentos confidenciais sejam de domínio público, uma senha de acesso se faz necessária. A tecnologia envolvida para essa proteção inclui configurações que permitem inserir senhas, para um documento só seja exibido para aqueles que tem a chave correta.
Programas mais completos como o PDFelement, desenvolvido para realizar diferentes tarefas em um documento, já contam com a possibilidade de inserir uma senha em sua estrutura.
Contratos com assinatura virtual
Seja pelo trânsito dos grandes centros ou pela distância entre cliente e empresa, assinar um contrato pessoalmente tem sido cada vez mais difícil. A assinatura virtual é fundamental para os negócios, já que permite economizar tempo e manter a segurança e a validade jurídica daquilo que é combinado em contrato.
A assinatura virtual pode aparecer como um carimbo em programas de edição funcionando como uma “cópia” da original, no mesmo formato, ou ainda um registro nominal e numérico. Em ambos os casos, a legislação reconhece como válido esse tipo de assinatura.
Nesse sentido, o PDFelement, citado anteriormente, surge como uma boa opção, uma vez que permite a inserção de assinatura virtual em seus arquivos, possibilitando ainda que o PDF seja enviado para outras pessoas, que também devem assiná-lo. Esse recurso agiliza vários processos internos de uma organização, economizando tempo e dinheiro.
Back up em servidores externos
Há alguns anos, era comum que as organizações investissem parte de seus recursos para estruturar uma rede de servidores privados, com a função de salvar back up dos arquivos desenvolvidos pelos profissionais. Entretanto, além do risco de invasões virtuais, esse tipo de servidor oferecia riscos físicos, seja com uma peça quebrando ou situações mais graves, como um incêndio.
Dessa forma, quando a tecnologia de nuvem surgiu no mercado, boa parte das empresas passaram a armazenar seus dados nesse espaço. Na prática, todos os arquivos criados por uma corporação são colocados na nuvem, que também apresenta níveis de proteção de dados, com a necessidade de senhas e sistemas antivírus que evitam o roubo de dados.
Em estudo realizado pela BSA e divulgado pela plataforma E-commerce Brasil, estamos na 22ª posição na lista de países que mais utilizam o serviço de nuvem no mundo. Isso mostra que à medida que o serviço foi aprimorado, os usuários se sentiram mais confiantes, passando várias de suas informações para esse tipo de banco de dados. A tendência é subirmos alguns lugares na lista nos próximos anos.
Estabelecimento claro de políticas de uso
Apesar de todos os sistemas tecnológicos que uma empresa pode contar para proteger suas informações, as maiores falhas na segurança costumam estar atreladas ao mau comportamento do usuário, desde a exclusão de um arquivo importante até o acesso ao banco de dados a partir de uma rede pública e, portanto, desprotegida.
Para evitar esse tipo de situação, as empresas têm realizado treinamentos constantes, além de estabelecer políticas de uso bem claras. Por mais que existam diferentes ferramentas para que um dado se mantenha seguro, como a liberação de acesso somente para algumas pessoas, os profissionais continuam sendo a maior fonte de falhas em relação à segurança de dados.
O futuro da segurança da informação
Com negócios cada vez mais focados no mundo virtual, fica claro que há uma forte tendência ao crescimento do segmento da segurança da informação. Novas tecnologias são criadas e aprimoradas todo dia, permitindo que as organizações mantenham todos os seus dados importantes em um ambiente completamente seguro. Se a informação é o novo ativo das organizações, fica fácil entender os motivos por trás de todo investimento.
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